CONTOH NOTULEN

NOTULENSI RAPAT PENGURUS

PC IPNU-IPPNU KABUPATEN BANTUL

Hari, Tanggal         : Ahad/ 8 November 2015

Waktu                    : 11.30-13.30

Tempat                  : Rumah Rekan Anggi Jatmiko

                                Butuh Lor, Triwidadi, Pajangan, Bantul

Pemimpin Rapat    : Rekan  M. Aqimudin

Acara                     : Rapat Rutin Pengurus

Notulis                   : Rekanita Fepy Laili Handayani

HASIL MUSYAWARAH

1.  Pembagian tugas perbendaharaan yaitu

Ø Rekan Ilmi     : Bendahara umum

Ø Rekan Aqim   : Koordinator kas untuk kepanitiaan acara

Ø Rekanita Nia  : Koordinator kas harian/ pertemuan rutin

Ø Rekanita Ninik   : Koordinator kas untuk dana sosial

2.  MAKESTA PUNDONG

(Sabtu-Ahad, 14-15 November 2015, di MI Maulana Maghribi Watu, Panjangrejo, Pundong, Bantul)

Ø  Koordinator  : Rekanita Isna Arifatun

Ø  Pembagian pengisi materi

a.    KeIPNU-IPPNUan           (Sabtu, 14 November 2015 Pukul 19.00-20.00)  

 Rekan Miqdam & Rekanita Amin

b.   Kepemimpinan (Sabtu, 14 November 2015 Pukul 20.00-21.00)

Rekan Arif

c.    Keorganisasian (Sabtu, 14 November 2015 Pukul 21.00-22.00)      

Rekan Anggi

d.   Renungan dan Pembaiatan (Ahad 15 November 2015 Pukul 03.00)

Rekan Cahyo

e.    Analisa Diri (Ahad, 15 November 2015 Pukul 10.30-11.00)   

 Rekanita Rizki

Ø  Sekretaris dimohon menyiapkan teks pembaiatan

3.  MAKESTA PLERET

Ø  Koordinator  : Rekan Saiful

Ø  Pengisi Materi  : Rekan Sidik dan Rekan Sholihah

Ø  Rekan Defiq stand by di Makesta Pleret

4.  HARLAH PAC SEDAYU

Ø Acara potong tumpeng sabtu, 28 November 2015 dimohon kehadiran semua pengurus PC

Ø Outbond pada hari Ahad, 29 November 2015

    Koordinator                             : Rekan Cahyo dan Rekanita Dita

    Perkiraan Jumlah peserta outbond  : 25 Orang

5. KONGGRES IPNU 2015

    Tanggal 4-8 Desember 2015 di Asrama Haji Donohudan, Boyolali, Jawa Tengah

Ø  Pengiriman peserta Kongres

IPNU            : Sidik, Cahyo, Miqdam, Defik

IPPNU          : Amin, Nunung, Dita , Zanu

Ø  Lembaga ekonomi diharapkan segera menyiapkan untuk display stand.

Pemimpin Rapat                                                      Notulis

(M. Aqimudin)                                                      ( Fepy L.H.)

NOTULENSI ACARA DISEMENASI KEPALANGMERAHAN 2015

Hari/tanggal                : Sabtu, 5 Desember 2015

Waktu Rencana           : 20.30-21.30 WIB                  Waktu Aktual : 20.45-21.45 WIB

Tempat                        : Rumah Bapak Dukuh Hafidz Masturi Ali

                                      Nglembu RT 001, Panjangrejo, Pundong, Bantul

Pimpinan                     : Angge Susanto

Notulen                       : Novita

Presensi                       : (Ada di daftar hadir)

Agenda                       : 1. Pembukaan

                                      2. Pengenalan donor darah

              3. Penyampaian materi tentang donor darah

  4. Tanya Jawab

  5. Penutup

Hasil :

1. Pembukaan

Oleh : Angge Susanto

2. Pengenalan Donor Darah

- Perkenalan anggota

- Pengantar Donor Darah

3. Penyampaian Materi Donor Darah

- Pemateri 1 (Suci Rifa)

            - Pemateri 2 (Fepy Laili)

Pertanyaan :

#Koran Kampus :

1.      Bagaimana jika dana yang diberikan dari Ditmawa digunakan untuk pembeliaan barang elektronik seperti SLR, karena itu yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional Korpus? terus jika ada kegiatan yang dananya kurang dari Rp 500.000, kemudian ingin di merger, tetapi kegiatannya saling berlainan atau tidak ada hubungan, itu bagaimana? atau juga jika sudah digabung tetapi dananya tetap tidak mencapai Rp 500.000?

Jawaban :

Untuk masalah pendanaan, penggunaan dana untuk pembelian tidak diizinkan, misalnya membeli SLR, Camdig, Notebook, dll, dalam artian membeli barang elektronik baru. Akan tetapi boleh digunakan untuk penggantian barang yang elektronik yang rusak. Jadi laporan pertanggungjawaban bukan pembelian SLR baru, tetapi perbaikan SLR

Pertanyaan lanjutan…

Jika seperti itu, berarti UKM sepakbola tidak boleh beli bola dunk? Kan tidak diperbolehkan beli barang-barang, pengadaan bola kan bagian dari kegiatan operasial, sama hal pengadaan SLR atau Camdig bagi buat Korpus?

Jawaban:

Bola boleh dimasukkan karena bukan barang elektronik, sedangkan SLR atau Camdig barang elektronik dan harganya juga tinggi.

·         Informasi :

Jumlah rekapan dana dari RKAT yang telah masuk mencapai 2 miliyar lebih, sedangkan dana yang tersedia dari ditmawa untuk tahun ini hanya sekitar 1 milyar. Diharapkan dapat menyesuaikan.

Jawaban Lanjut….

Dana yang kurang dari Rp 500.000, tetapi tidak ada kegiatan yang berhubungan, maka sebaiknya dibuat rangkaian kegiatan saja, begitupula jika beberapa kegiatan yang sudah di merger tetapi tetap kurang dari Rp 500.000, maka dibuat saja rangkaian kegiatan dengan kegiatan yang lain.

Contoh:

Kegiatan untuk mading hanya Rp 300.000, maka sebaiknya agar menjadi minimal Rp 500.000, buat saja rangkaian kegiatan, misalnya “Optimalisasi Media” yang tidak hanya berisi kegiatan untuk mading saja, tetapi juga media publikasi lainnya, seperti selebaran, pamphlet, sms center, dll.

# Dari KSR

2.      Pelantikan yang jatuh pada bulan November/Desember, itu dananya bagaimana?

Jawaban

Pelaksanaan Kegiatannya harus sesuai dengan periode pencairan dana dari Ditmawa. Diharapkan kegiatan-kegiatan yang memakai dana Ditmawa sudah selesai minggu ke-4 Oktober, dan Minggu ke-1 November sudah diminta LPJ atau LAT-nya.

Kegiatan yang dilaksanakan setelah bulan Oktober sebaiknya tidak menggunakan dana kemahasiswaan.

Untuk kegiatan-kegiatan yang pelaksanaanya tidak bisa diganggu gugat dan harus dilaksanakan setelah bulan Oktober, seperti Pesta Sains di MIPA atau berbagai Kejuaraan di UKM, sebaiknya untuk UKM gunakan dana kompetitif dengan mengajukan Proposal ke Ditmawa, sedangkan untuk kegiatan BEM atau Himpro lebih memaksimalkan dan dari luar atau non IPB. Karena untuk kegiatan-kegiatan yang cukup besar dan bersifat eventual, persentase dana IPB-nya sangat kecil dibandingkan Dana Non IPB, jadi lebih dimaksimalkan untuk dana Non IPB-nya.

Jangan jadikan dana kemahasiswaan sebagai tumpuan dalam melaksanakan suatu kegiatan. Dana kemahasiswaan bukan merupakan dana utama, tetapi lebih bersifat bantuan.

#Andino ( DPM F )

3.      Jika ada dari kegiatan A yang bersisa, sementara kegiatan B kekruangan dana, boleh tidak saldo dana dari Kegiatan A dialokasikan untuk kegiatan B?

Jawaban :

Dana kemahasiwaan sifatnya sebenarnya tidak saklek. Saldo dana yang sisa dapat digunakan untuk program lainnya. Dengan catatan harus ada keterangan. Jadi beri keterangan bahwa saldo dana kegiatan A akan digunakan sebagai sumber dana kegiatan B.

Sebenarnya ketika dana kegiatan itu ada sisa, maka 30% boleh untuk panitia dan 70% dikembalikan ke lembaga sebagai kas. Nah kas ini dapat digunakan sebagai sumber dana untuk kegiatan yang lain.

Tolong untuk ke depan, dalam penyusunan anggaran maupun laporan keuangan, dicantumkan sumber dananya dari mana saja, baik itu yang dari IPB maupun non IPB baik itu sponsor, kas, saldo dari kegiatan lain, dsb (Harus  dan disebutkan sedetail mungkin, jika misal dapat sponsor 10 perusahaan, maka 10 perusahaan tersebut harus disebutkan beserta dana yang diberikan)

#Indah ( BEM G)

4.      Untuk kode indikator kan tadi disampaikan tidak boleh menggunakan kode indikator 2.7, 4, dan 5, nah kemaren dari BEM G ada kode indikator 4 dan 5 karena berkaitan dengan Beasiswa atau kesejahteraan mahasiswa, apa harus diganti atau bagaimana? Terus untuk pesta sains tetap tidak bisa dimajukan karena sudah acara tahunan dan selalu jatuh di bulan November, bagaimana dengan dana dan LPJnya kalau LPJ nya diminta diawal November?

Jawaban :

Untuk kegiatan yang menggunakan dana kemahasiswaan LPJ tetap diminta awal bulan November. Jadi sebaaiknya untuk Pesta Sains memaksimalkan dana dari non IPB. Akan tetapi, jika ada rangkaian acara sebelum puncak acara dan jatuh di bulan Oktober, maka kegiatan itulah yang akan diminta LPJ-nya jika menggunakan dana kemahasiswaan.

Kode Indikator:

Untuk kode indikator 4 dan 5 yang berisi tentang kesejahteraan, itu adalah programnya Ditmawa dalam memberikan kesejahteraan mahasiswa seperti pemberian beasiswa. Kode tersebut tidak diperuntukkan ke Lembaga Kemahasiswaan. Meskipun lembaga kemahasiswaan memiliki program kerja seperti Pokja SPP atau yang berkaitan dengan beasiswa lainnya, itu masuknya ke ranah sosial, jadi silahkan diisi dengan kode indikator 2.. atau 3.. yang sesuai denga ranah sosial

Info-Info :

Informasi tanggal 13 Feb ada forum AdminKeu,

Forum Sekretaris dan Bendahara dipisah,

Tempat RK Fak 14 A dan B (tanggut), pukul 19.00-20.45 Wib

Setiap perwakilan yang hadir harus membawa surat mandate dari Ketua LK. Tujuannya adalah mewakili suara dari LK masing-masing karena nanti akan ada kesepakatan-kesepakatan yang akan dicapai. Jadi sangat tidak diinginkan apabila Sekretaris-Bendahara yang hadir menyetujui kesepakatan forum, tetapi Ketua LK atau anggota LK lainnya tidak menyetujui. Salah satu kesepakatan yang ingin dicapai yaitu fiksasi dana.

Lokakarya tanggal 19 tidak akan membahas masalah Keuangan, Proker, dan ranah kerja karena masalah-masalah tersebut akan dilaksanakan pada pralokakarya.

4. Diskusi

Kak Intan dan Kak Tegar (Panitia Lokakarya dan Sekjen MPM KM)

ð  Lokakarya à Suatu forum yang memecahkan suatu permasalahan tertentu.

ð  Tindak lanjut dari Muker

ð  Saat pra lokakarya akan di review kembali hasil Muker yang telah dicapai.

ð  Diminta database dari 3 tahun terakhir, untuk melihat minat mahasiswa berorganisasi dan merumuskan masalah untuk dibahas saat forum minat mahasiswa.

ð  Bagi yang belum mengumpulkan diharapkan untuk segera mengumpulkan.

ð  Akan dirumuskan pula solusi dari penurunan minat mahasiswa di Lembaga Kemahasiswaan.

ð  Bahasan yang paling penting adalah dana. Dana sangat urgent, dan output dari lokakrya adalah ploting dana

Pertanyaaan

Dimas DPM G

Apakah terbatas disana hanya akan terbatas membahas isu tersebut saja? Apakah tidak ada bahasan tentang pemilihan Rektor karena tahun ini kita akan ada pergantian Rektor?

Jawaban  :

Permasalahan-permasalahan akan dibahas di Forum ranah kerja (saat pralokakarya). Akan tetapi tidak terlalu fokus ke pemilihan Rektor. Mungkin itu dapat dibahas di forum BEM ya yang lebih berkaitan dengan pergerakan mahasiswa. Yang akan lebih ditekankan adalah isi dari GBHO, dimana GBHO tahun ini mengawal pemilihan Rektor. GBHO adalah panduan untuk LK manapun tetapi sesuai spesifikasi. Pemilihan Rector tidak perlu di bahas lagi karena sudah jelas tertera di GBHO.

Tema Lokakarya: “IPB Prima organisasi menuju IPB Prima Prestasi”

Pembahasan ulang oleh Kak Intan tentang tahapan Pralokakarya

Pra lokakarya Forum Ranah kerja :

DPM (PJ Baehaki ) R.Komputer Kanan

BEM (PJ Presma) R.Sekret BEM KM

HIMPRO (PJ Auzan) R.Sidang SC

UKM Non Orsen ( PJ Tegar ) RRK

UKM ORSEN ( PJ Prama ) R. Komputer Kiri

ð  Jika ada fokus kerja yang ingin dibahas silahkan dibahas

ð  Akan ada data dari DPM KM mengenai RKAT, karena ada beberapa program kerja yang tidak sesuai dengan ranah kerja.

ð  Proker dapat disinergiskan

ð  Ada Timeline pelaksanaan Proker, karena biasanya numpuk di bulan September dan Oktober

Pertanyaan :

# NN

Berkaitan dengan ranah kerja, misalkan ada jadwal yang bentrok. Bagaimana kita tahu kegiatan tersebut bentrok jika tidak ada pemberitahuan ke kita bahwa yang bentrok adalah kegiatan ini, itu, atau yang mana?

Jawaban :

Silahkan membawa RKAT masing-masing nanti pada saat pembahasan di forum ranah kerja. Nanti juga akan diberikan data atau rekapan evaluasi RKAT dari DPM KM.

Info-Info :

#Tanggal 11 Februari akan ada briefing bahan untuk forum ranah kerja.

#Harus membuat surat mandat

# Untuk Ketua LK harus hadir

# di forum ranah KM harus ada aksi nyata dan teknisnya, karena di RKAT hanya konsepnya

# Tujuan grand design masing-masing LK akan dibahas pada tanggal 14 feb

# Panitia Lokakarya tetap akan mengawasi di forum wilayah ( notulensi )

# Akan di presentasikan di Lokakarya (termasuk grand design wilayah)

# WaDek akan diundang pada Lokakarya

Pertanyaan :

DPM A ( Jamil)

Konten pada forum wilayah tanggal 14 Feb, apakah grand design aja? Sebenarnya apa si nitu Grand design?

Jawaban :

Grand Design adalah gambaran umum LK mau seperti apa. Dijabarkan melalui Visi dan Misi tahun ini dalam rangka mensinergikan proker yang ada. Dalam penyusunan Grand Design ada tahapannnya dan tidak bisa sembarangan. Intinya adalah tujuan bersama dan output yang ingin dicapai suatu organisasi.

@ Forum Minat Mahasiswa ( 15 feb ) @GKA

# Range data minat mahasiswa di LK 3 tahun terakhir

# yang belum mengirimkan data kepngurusan 3 tahun trakhir dapat di kirim ke Intan (085782248717)

#Ditujukan ke mahasiswa umum dan khususnya LK

#Pembahasan akan di bawa ke Lokakarya

#Mengundang Pak Arif Munandar (Organisasi Berkarakter )

#Minat Mahasiswa oleh Pak Rimbawan

#Tanggal 16 Feb Forum Cadangan

Info-Info :

#Harapannya sosialisasi ada pemberitahuan info diawal sehingga ada persiapan rangkaian Lokakarya.

#Peran Ketua LK sangat berperan,,membawa pendapat-pendapat di LK-nya masing-massing

#Grand Design (bentuk slide) dikumpulkan 17 Feb pukul 23.59 ke email dpm km

#Mempersiapkan diri untuk presentasi mengenai grand design di lokakarya

Pertanyaan :

# NN

Untuk yang presentasi perwakilan saja atau setiap LK ?

Jawaban :

Iya, satu fakultas 1 perwakilan saja.

Info-Info :

#Bisa menghubungi CP yang sudah tertera mengenai rangkaian LokaKarya,,

# RKAT yang sudah di cek dan diberikan masukan akan dikirimkan agar dapat diketahui kegiatan-kegiatan yang sekiranya harus direvisi,,

#RKAT akan dikirim ke email dpm fakultas untuk LK Fakultas, bagi DPM Fak silahkan dikoordinir. Yang punya wewenang untuk mengoordinir adalah DPM Fakultas.

#Untuk UKM akan dikirim ke email UKM massing-massing.

# LPJ terkait penggunaan dana 500rb yang diberikan saat MUKER, format menyesuaikan (sesuai yang ditampilkan di slide), dikumpulkan maksimal tanggal 18 Feb

# Jangan mengirimkan data dalam bentuk PDF, karena data harus  diolah

# Kalau ada sisa dana ditulis saldonya berapa dan akan digunakan untuk kegiatan apa.

#Sebisa mungkin dan yang 500rb itu tidak ada sisanya.

#Jangan membuat dengan format lain, buat sesuai dengan format yang telah diberikan

#difix-kan kembali tanggal proker yang akan dibuat karena akan dibuat Buku Agenda yang memuat kalender kegiatan LK dan kalender akademik dari ditmawa

# Kriteria proker yg akan dimasukkan ke kalender :

-Program eksternal LK (upgrading, rapat tidak akan di masukan)

-Kegiatan yang sudah ada tanggalnya

-Kegiatan yang memiliki rangkaian kegiatan tidak lebih dari 4 hari

-Jika lebih dari 4 hari, yang akan dimasukkan adalah waktu puncak acarnya saja

-Kegiatan rutin yang berulang-ulang tidak akan dimasukkan ke kalender, hanya masuk timeline

-------ALHAMDULILAH ^^--------------------